Zamówienia sprzedaży dostępne w qcadoo MES mogą być wykorzystywane z powodzeniem w qcadoo WMS.
Warto na początku ukryć kolumny, które są zbędne. Przykładowe kolumny do wyłączenia to:
- lista Zamówień sprzedaży: Ilość pozycji zleconych, Ilość pozycji do zlecenia, Plan sprzedaży
- lista pozycji danego zamówienia (szczegóły zamówienia > zakładka Produkty wyj.): Technologia, Ilość zlec., Poz. do wyprod., Ilość pobrana z magazynu, Ilość pozostała do zlecenia, Ilość wykon.
- lista Pozycji zamówień sprzedaży (w menu: sprzedaż): Technologia, Nr planu, Nazwa planu, Uwagi, Ilość zlec., Ilość wykon., Ilość pobrana z magazynu, Ilość pozostała do zlecenia, Poz. do wyprod., Produkcja
Zamówienie od klienta rejestrujesz w qcadoo jako zamówienie sprzedaży. Zapisujesz w nim kto zamówił, kiedy zamówienie wpłynęło, do kiedy ma nastąpić realizacja (czyli: jaki jest termin ostateczny), jakie produkty zamówiono, w jakich ilościach i cenie. Widzisz czy masz wystarczający stan, by zamówieni zrealizować. Jeśli nie, w kilku krokach tworzysz zamówienie zakupu (np. u domyślnego dostawcy). Jeśli stan jest odpowiedni - tworzysz jednym klikiem dokument magazynowy WZ, który możesz wysłać do aplikacji mobilnej, w celu kompletacji przez magazyniera. Szybko i intuicyjnie. Jak to zrobić? Dowiesz się z instrukcji poniżej.
Dodawanie nowego zamówienia sprzedaży
Aby dodać nowe zamówienie wejdź w Sprzedaż > Zamówienia sprzedaży
i kliknij przycisk 
i wypełnij dane nagłówkowe takie jak:
- numer - to jest w zasadzie jedyne wymagane pole, które dodatkowo podpowiada się jako,kolejny numer danego roku i miesiąca (możesz oczywiście nadać swój numer). Warto jednak zostawić więcej informacji,
- nazwa - to pole idealnie nada się do pozostawienia numeru oryginału zamówienia,
- opis - możesz tu zachować wszelkie dodatkowe uzgodniania, które pomogą Ci w realizacji,
- kontrahent - wybierz z listy firm zamawiającego (pamiętaj, że jako firma możesz wprowadzić też osobę fizyczną),
- adres - jeśli dostawa ma być zrealizowana w inne miejsce niż adres główny kontrahenta,
- płatnik - jeśli firma, której należy wystawić fakturę, jest inna niż firma zamawiająca,
- sposób wysyłki - pole tekstowe, w którym możesz zachować informacje o umówionym sposobie dostarczenia produktów,
- termin ostateczny - ustalona z kontrahentem data realizacji,
- data wpływu - moment złożenia zamówienia.
Ponadto możesz w słownikach wprowadzić swoje własne opisy realizacji zamówienia i oznaczyć nim wprowadzane zamówienie.
Tak wprowadzone dane potwierdź przyciskiem 
i przejdź do zakładki Produkty wyj. w celu zapisania informacji o tym, co klient zamówił. Kliknij przycisk 
Podaj koniecznie:
- produkt,
- ilość zamówioną.
Ponadto możesz wprowadzić:
- cenę sprzedaży - zostanie ona przekazana na tworzony dokument WZ,
- uwagi,
- datę dostawy, jeśli obiecany moment realizacji jest różny dla różnych pozycji zamówienia.
Tworzenie dokumentu WZ do zamówienia
Produkty z magazynu pod zamówienie sprzedaży wydawane są za pomocą dokumentu WZ. Aby utworzyć go wejdź do zamówienia sprzedaży i w zakładce Produkty wyj. zaznacz te pozycje, które magazynier ma skompletować:
i kliknij przycisk 
Zostanie utworzony szkicowy dokument magazynowy o typie wydanie zewnętrzne. Jeśli korzystasz z qcadoo WMS mobile, kliknij przycisk 
i wyślij dokument do aplikacji mobilnej, w celu kompletacji, wywołując funkcję 
.
Pracownik magazynu będzie mógł zrealizować wydanie, zgodnie z opisaną TUTAJ dokumentacją. Po ukończeniu kompletacji w aplikacji mobilnej, będzie można zaakceptować dokument, klikając przycisk 
.
Po utworzeniu dokumentu WZ w pozycjach zamówienia sprzedaży zostanie zapisana ilość wydana i ilość pozostała do wydania, a także zostanie ustawiony status Wydana:
Z tego poziomu, klikając w przycisk 
przejrzysz wszystkie wystawione dokumenty WZ do tego zamówienia.
Analiza zamówionych pozycji
Zapewne wpływa do Ciebie każdego dnia sporo zamówień. Ustalenie czy masz wystarczający stan magazynowy, aby je zrealizować jest kluczową kwestą.
Kliknij w przycisk 
, aby ustalić ewidencyjny stan magazynowy i istniejące dostawy. Stan zostanie pobrany dla magazynu wskazanego w parametrach sprzedaży w polu Magazyn wydania wyrobów dokumentem WZ.
Pomocne będą także zgrupowane listy, z dokładnością do produktu i do produktu i daty, wywołane z poziomu pozycji zamówień sprzedaży.
Wejdź w Sprzedaż > Pozycje zamówien sprzedaży
Domyślnie widoczne są wszystkie pozycje, które mają status Nowa (oznacza to, że nie utworzono jeszcze dokumentu WZ potwierdzającego wydanie).
Jednym wierszem w tabeli jest jedna nowa zamówiona pozycja, z wszystkich zgromadzonych zamówień sprzedaży. Jeśli sprzedajesz standardowe katalogowe produkty, to zapewne będą one się w liście powtarzać. Co utrudnia analizę. Skorzystaj zatem z widoków zgrupowanych. Zaznacz interesujące Cię pozycje (maksymalnie będziesz mógł zaznaczyć 200 pozycji - może zatem warto użyć najpierw filtra,w celu ograniczenia widocznych danych) i kliknij jeden z dwóch przycisków:
-
aby zobaczyć dane skumulowane z dokładnością do danego produktu. Jednym wierszem w analizie będzie jeden produkt -
aby zobaczyć dane skumulowane z dokładnością do produktu i terminu ostatecznego. Jednym wierszem w tabeli będzie produkt zamówiony na dany dzień
Tabela pokazuje dla każdego produktu (lub produktu i daty):
- sumę ilości zamówionych,
- stan magazynowy - aby ilość była wypełniona, musisz wcześniej wywołać funkcję pobrania stanu w liście pozycji zamówień sprzedaży,
- ilość z dostawy - tu podobnie: dane pojawią się tylko, gdy w oknie poprzednim została wywołana funkcja pobrania stanu i dostaw. Możesz w parametrach dostawy ustalić w jakich statusach dostawy mają być analizowane,
- suma ilości wydanej - czyli ilości pochodzących z powiązanych z zamówieniami dokumentów WZ,
- ilość pozostała do wydania - czyli ile jeszcze trzeba będzie wydać danego produktu, by zrealizować zamówienia,
- domyślny dostawca danego produktu.
Zamawianie brakujących produktów
Z poziomu zgrupowanych list pozycji zamówień można w szybki sposób utworzyć zamówienie zakupu. Zaznacz produkty, które chcesz zamówić, np. te, które nabędziesz w jednej firmie i kliknij przycisk 
. Spowoduje to założenie dostawy z listą zamówionych produktów na podstawie zaznaczonych wierszy:
Dostawa posiada:
- kontrahenta - ustalonego na podsatwie domyślnego dostawcy zaznaczonych produktów,
- magazyn - na podstawie domyślnego magazynu z parametrów dostawy,
- adres - na podstawie danych z parametrów dostawy.
Każdy zamówiony produkt ma ilość ustaloną na podstawie różnicy między ilością zamówioną a posiadanym stanem. Dodatkowo patrzymy na minimalną ilość, którą można u dostawcy zamówić. Jeśli jest wyższa niż wynika z wyliczeń, to ilość będzie równa ilości minimalnej. Jeśli natomiast stan magazynowy jest wyższy niż ilość zamówiona (czyli teoretycznie nie ma potrzeby by tworzyć dostawę), pozycja zostanie utworzona, ale z ilością = 0. Trzeba będzie ją ręcznie uzupełnić. Aby nie przegapić takiej konieczności, wiersz zostanie oznaczony kolorem czerwonym.
Tak utworzona dostawa powinna zostać “obrobiona”. Dobrze sprawdzić, czy ilości są właściwe i ewentualnie zmienić na lepsze. Można uzupełnić spodziewane ceny - może w tym pomóc funcja Uzupełnij ceny. Można dodać też dodatkowe wymagania w opisie pozycji, czy całego zamówienia.
Pełny opis do obsługi dostaw znajduje się w tym rodziale dokumentacji.