Dostawy

Zamówienia zakupu w qcadoo ewidencjonowane są jako dostawy. Zarejestrowaną dostawę możesz wysłać do dostawcy np. mailowo. A po dostarczeniu produktów - przyjąć ją na stan magazynowy (poprzez tworzony z automatu dokument PZ). Dostawy tworzone mogą być albo ręcznie, albo z wielu funkcji zapotrzebowania materiałowego czy pokrycia, czy z automatu do zdefiniowanych stanów minimalnych.

Jak dodać nową dostawę?

Aby dodać nową dostawę wejdź w: ZAOPATRZENIE » Dostawy » Dodaj nowy

Zacznij od wypełnienia niezbednych danych w zakładce Główna:

• dostawca - wybierz ze zdefiniowanej listy firm. Przypomnimy o wypełnieniu pola, jeśli w parametrach zaznaczych Wymagaj wskazania dostawcy,
• magazyn - wskaź, jeśli chcesz aby w momencie odbioru utworzył się dokument PZ. Pamiętaj, że jedna dostawa przyjmowana jest na jeden magazyn. Magazyn może podpowiedzieć się z parametrów,
• termin dostawy - data będzie konieczna do wypełnienia w momencie potwierdzania dostawy. Możesz termin zmienić przechodząc w tryb korekty zamówienia,
• waluta - podpowie się z parametrów dostawy wskazanego kontrahenta lub z parametrów systemowych.

Dodatkowo możesz wprowadzić:

• opis - jeśli w każdym zamówieniu ujmujesz stały tekst, to wprowadź go w parametrach, a za każdym razem zostanie z automatu wypełniony. Pole opis będzie aktywny po odebraniu dostawy - dzięki temu zostawisz notatkę już po realizacji np. o reklamacjach czy nieodpowiedniej jakości zakupionych materiałów,
• adres docelowy dostawy - podpowiadany z parametrów. W zależności od ustawienia parametru Domyślny adres docelowy dostawy może to być albo adres Twojej firmy, albo inne miejsce opisane w polu, które pojawi się w parametrach po ustawieniu Domyślny adres docelowy dostawy = Inne,
• forma płatności - do wyboru ze słownika. Podpowie się z domyślnej formy płatności dostawcy, wprowadzonej w firmie w zakładce Dostawy,
• powiązana dostawa - przyda się w przypadku realizacji zamówienia w częściach. Aby odebrać resztę produktów, niedostarczonych w pierwszej transzy, warto wywołać funkcję Zamów brakujące - zostanie utworzona nowa dostawa i będzie ona powiązana z dostawą pierwotną.

W zakładce Główna widoczne są ponadto dwa pola:

• bufor dla terminu dostawy
• kategoria kontrahenta Oba wypełniane są tylko informacyjne, na podstawie danych wprowadzonych w firmie.

Zapisz wprowadzone dane przyciskiem i przejdź do kolejnego etapu, czyli do wskazania jakie produkty chcesz zamówić.

Dodanie produktu do dostawy

Zamówienie zakupu musi zawierać listę produktów, które chcesz kupić od danego dostawcy. Wprowadź ją w zakładce “Zamówione produkty”.

Aby dodać produkt do listy wybierz  Nowy.

Podaj:

• produkt - wybierz z listy zdefiniowanych w qcadoo produktów
• ilość - ilość podstawowa zostanie z automatu przeliczona na ilość dodatkową (i odwrotnie), w oparciu o widoczny przelicznik. Pole z przelicznikiem aktywuje się, gdy wybrany produkt prowadzony jest w dwóch jednostkach miary,

Dodatkowo możesz wypełnić:

• cena jednostkowa lub sumaryczna (wartość) - możesz ceny podać ręcznie, ale możemy Ci ją podpowiedzieć, albo na podstawie ostatniej ceny zakupu produktu albo ostatniej ceny z ofert tego produktu tego dostawcy (odpowiadającą Ci wartość zdefiniujesz w parametrach). Zaznacz zamówione produkty i wywołaj funkcję Uzupełnij ceny. Jeśli waluta dostawy to PLN a w produkcie koszty podanej są w innej walucie, to cena zostanie odpowiednio przeliczona wg aktualnego średniego kursu. Jeśli waluta w dostawie jest inna niż PLN, a w kosztach produktu ceny ostatniego przychodu czy średnioważoną mamy w PLN, to też zostaną one odpowiednio przeliczone na walutę dostawy.
• komentarz
• karta jakości - dzięki wskazaniu karty jakości w momencie odbioru będzie możliwe przeprowadzenie kontroli jakości i zapisanie ich wyników w qcadoo

Zapisz produkt przyskiem  . W taki sam sposób wprowadź pozostałe produkty zamówienia.

Jeśli ewidencjonujesz produkty z dokładnością do partii i już teraz wiesz jakie konkretne partie zostały zamówione, możesz je wprowadzić w zakładce Partie:

Partię określić można na dwa sposoby:

1. poprzez wybranie z listy zdefiniowanych partii w genealogii
2. poprzez podanie numeru w polu Numer partii. Na tej podstawie założymy partię w genealogii i podepniemy ją w polu Partia

Po wprowadzeniu listy zamawianych produktów wybierz Zapisz. Jeśli masz pewność, że zamówienie jest kompletne kliknij przycisk . Teraz możesz przekazać je do dostawcy. Możesz wydrukować je korzystając z dwóch szablonów: “Zamówienie” i “Dostawę” (format PDF) . Możesz też listę produktów zamówionych wyeksportować do CSV lub PDF (korzystając ze standardowego działania qcadoo, opisanego tutaj) i ją załączyć do zamówienia. Możesz również automatycznie wysłać maila do dostawcy z załączonym zamówieniem (opisane w rozdziale poniżej).

Jeśli dostawca potwierdzi, że zrealizuje zamówienie, ustaw odpowiedni status przyciskiem . Etap ten jest niezbędny, do późniejszego odbioru dostawy.

Na tym etapie możesz jeszcze edytować swoje zamówienie wybierając przycisk .

Odbiór dostawy

Każdą dostawę, którą otrzymasz na magazyn musisz odebrać w programie qcadoo. Aby odebrać dostawę należy przejść do następnej zakładki “Odbiór dostawy” i dodać odebrane w danej dostawie produkty. Produkty te można dodać na trzy sposoby:

1. Dodanie zamawianych produktów ręcznie wybierając Nowy.

2. Kopiowanie automatyczne. Z zakładki znajdującej się na górze należy wybrać “Skopiuj produkty zamawiane do odebranych” Bez ilości i ceny lub Z ilością i ceną , po wybraniu jednej z tych opcji program sam skopuje wszystkie potrzebne dane. Dla każdego produktu uzupełnij informacje na temat odebranej ilości produktówiowystąpieniu produktów wadliwych.

3. Przypisanie miejsca składowania - ta funkcjonalność ma na celu odbiór zamówionych produktów wraz z ulokowaniem ich na nośnikach logistycznych i w miejscach składowania. Zamówiony produkt może być odebrany w wielu pozycjach - bo nie zawsze cała zamówiona ilość zmieści Ci się do regału. Aby odebrać korzystając z tego sposobu zaznacz pozycje, które kładziesz na danym nośniku (wszystkie muszą mieć ten sam nośnik) i kliknij przycisk Przypisz miejsca składowania. W kolejnym kroku uzupełnij:
   • numer nośnika logistycznego
   • typ nośnika
   • miejsce składowania i dla każdej pozycji wskaż datę ważności i zweryfikuj, czy podpowiedzieliśmy odpowiednią ilość. Aby zapisać odebrane pozycje kliknij Przypisz i powrót. I powtórz czynność dla wszystkich kompletowanych nośników logistycznych.

4. Odebranie i skontrolowanie jakości - ta metoda pozwala na skontrolowanie podczas odbioru dostawy tych produktów, które powinny być skontrolowane. Skąd wiadomo, że powinny? Mają swoją kartę jakości i została ona przypisana zamówionemu produktowi. Aby odebrać dostawę tą metodą zaznacz produkty w zakladce Zamówione produkty i kliknij przycisk Odbierz i skontroluj. Dla każdego produktu dostępne są następujące pola:
   • partia - możesz wskazać z listy zdefiniowanych partii tą, która została Ci dostarczona,
   • numer partii - jeśli nie znalazłeś na liście zdefiniowanych partii właściwej, wpisz tutaj numer, a założymy ją dla Ciebie w genealogii i podepniemy do dostarczanego produktu,
   • ilość odebrana - podpowiemy Ci ilość pozostałą do odebrania. Sprawdź, czy pokrywa się z ilością, którą chcesz odebrać i ewentualnie nanieś zmiany,
   • cena - uzupełnimy cenę, którą podałeś na etapie zamawiania. Jeśli cena ostateczna różni się - zaktualizuj ją,
   • miejsce składowania - jeśli chcesz możesz podać lokalizację, w której produkt będzie składowany.

Ponadto, jeśli konieczne jest przeprowadzenie kontroli jakości, pojawia się obszar, w którym dostępne są:

• ocena jakości - do wyboru ze zdefiniowanej listy ocen jakości
• zdefiniowane w karcie jakości atrybuty z miejscem na uzupełnienie ich wartości

Po uzupełnieniu danych zapisz je używając przycisku Odbierz i skontroluj. W efekcie:

• pojawią się wpisy w zakładce Dostarczone produkty
• do każdej skontrolowanej partii produktu zostanie utworzona kontrola jakości wstępna.

Jeśli ewidencjonujesz produkty z dokładnością do partii koniecznie podaj jakiej partii produkty zostały dostarczone. W tym celu przejdź do zakładki Dane szczegółowe w szczegółach odbieranego produktu.

Podobnie jak na etapie wprowadzania listy zamawianych produktów, tu też możesz partię wskazać na dwa sposoby:

1. poprzez wybranie z listy zdefiniowanych partii w genealogii
2. poprzez podanie numeru w polu Numer partii. Na tej podstawie założymy partię w genealogii i podepniemy ją w polu Partia

Jeśli produkt miał podaną partię na etapie zamawiania, zostanie ona z automatu zaczytana do produktów odbieranych.

Jeżeli wszystko się zgadza można zaakceptować dostawę wybierając Odbierz. W efekcie zostanie utworzony dokument PZ na wskazany w zakładce Główna magazyn. Dokument PZ zostanie z automatu zaakceptowany i utworzone zostaną zasoby, zwiększając odpowiednio stan magazynowy.

Określanie atrybutów dostarczonych produktów

Odebranie dostawy utworzy w magazynie zasoby. Każdy z zasobów możesz dodatkowo oznaczyć atrybutami. Po co? Np. po to by zapisać numer atestu dostarczonego produktu, albo jego gatunek, albo cokolwiek innego, co musisz kontrolować podczas wykorzystania produktu poczas produkcji. Atrybuty przypiszesz dostarczonym produktom (zakładka Odbiór dostawy). Wejdź w szczegóły produktu i w zakładkę Atrybuty. I przypisz te, którymi chcesz produkt uszczegółowić.

Pamiętaj, że możesz wybierać tylko wśród atrybutów, które opisują zasób. I określając wartości musisz spełnić wymogi nadane w definicj atrybutu - np. że musi to być wartość liczbowa o podanej precyzji, albo, że musi być to wartość wybrana z listy.

Przypisane w ten sposób atrybuty zostaną przekazane do dokumentu PZ, a z niego do zasobu. Zasoby pod kątem atrybutów możesz analizować za pomocą listy Atrybutów zasobów.

Etykiety dostarczonego produktu

Dla każdej pozycji zapisanej w dostawie jako dostarczony produkt możesz wydrukować etykietę. Będzie ona przydatna do oznaczenia na magazynie i szybszej identyfikacji przy kompletacji. Kody kreskowe umieszczone na etykietach będzie można skanować w aplikacji qcadoo WMS mobile, wspierającej w pracy magazyniera.

Aby wydrukować etykiety wejdź do dostawy, do zakładki Dostarczone produkty, zaznacz interesujące Cię pozycje i kliknij przycisk

Kilka słów o etykietach:

• drukowane są w PDF w formacie A4. Na jednej stronie pojawiają się 4 etykiety, każda w formacie 90 x 114 mm
• na etykiecie umieszczone mogą być dwa kody kreskowe. Pierwszy to kod EAN produktu. Drugi to numer partii
• jeśli produkt nie ma zdefiniowanego EAN w systemie, to spróbujemy zaszyć w nim numer produktu. Uda się, gdy numer nie jest ani za krótki ani za długo i wśród nich nie ma polskich znaków. Odnośnie długości nie ma tu konkretnych wytycznych - jeśli Twoje numery produktu nie udaje się przedstawić w formie kodu kreskowego, a sądzisz, że powinno się udać, napisz do nas na pomoc@qcadoo.com, a ustalimy co da się w tym temacie zrobić
• jeśli dostarczony produkt nie ma partii, to drugi kod kreskowy nie zostanie wydrukowany
• na etykiecie wyświetlamy ponadto tekstowo:
  • numer i nazwę produktu,
  • numer dostawy,
  • numer dostawcy,
  • data ważności (jeśli istnieje),
  • partię (jeśl istnieje).

Płatność

Dostawę możesz oznaczyć, że jest gotowa do tego, by za nią zapłacić. Możesz to zrobić na dwa sposoby.

1. w szczegółach dostawy wejdź w zakładkę Płatność i zaznacz parametr Zwolniono do płatności

Uaktywni się wówczas pole Identyfikator płatności, w którym będziesz mógł zapisać namiar na dokonaną wpłatę. Ponadto, na liście dostaw, w kolumnie Zwolniono do płatności pojawi się TAK.

2. w liście dostaw zaznacz, te które chcesz zwolnić do płatności i kliknij przycisk

Moment zawolnienia do płatności zostanie zapisany w polu Data zwolnienia do płatności.

Jeśli dostawa jest opłacona, możesz zaznaczyć checkbox Opłacona, wpisać Datę płatności oraz Identyfikator płatności.

Dodatkowym w liście dostaw widoczny jest czas spłaty, w dniach, wyliczona jako różnica między datą zwolnienia do płatności, a datą jej dokonania. Natomiast kolumna Opłacono oznaczona jest kolorami, gdy dostawa zwolniona jest do płatności - czerwono, gdy płatności nie ma i zielona, gdy zamówienie opłacone.

Wysyłanie wiadomości e-mail z zamówieniem

Utworzenie dostawy w qcadoo to pierwszy krok w zamówieniu produktów. Kolejnym krokiem jest poinformowanie dostawcy o zamówieniu. Wiadomość e-mail możesz wysłać bezpośrednio z qcadoo.

Aby funkcja działała, konieczna jest konfiguracja:

1. w parametrach ogólnych skonfiguruj skrzynkę e-mail,
2. w parametrach zaopatrzenia wskaż jak ma wyglądać wysyłana wiadomość,
3. w firmie wypełnij pole E-mail - to na ten adres będziemy wysyłać wiadomość.

W liście dostaw zaznacz te wiersze, do których chcesz wysłać e-mail i kliknij przycisk .

Jeśli wiadomość zostanie wysłana, w liście dostaw, w kolumnie Data wysłania e-mail pojawi się informacja o momencie wysyłki. Wiadomości można wysyłać wielokrotnie - w tabeli będzie widoczna data ostaniej wysyłki.

Do wiadomości dołączony będzie plik PDF z wydrukiem zamówienia.

Generowanie dostawy do stanów minimalnych

Jeżeli posiadamy produkty, które zamawiane są tylko wtedy, gdy ich ilość osiąga pewien stan to możemy do nich utworzyć automatycznie dostawy, Funkcjonanlność ta jest dostępna, gdy:

1. W Administracja » Parametry » Zaopatrzenie » Dostawy do stanów min ustawimy checkbox na “TAK”.

2. W Magazyn » Stan min zdeiniowaliśmy minimalne ilości dla produktów na magazynach.

3. Dla produktu ustaliliśmy dostawcę.

Gdy mamy już wszystko gotowe na liście dostaw używamy funkcji “Utwórz dostawy” znajdującej się pod przyciskiem .

Generowanie dostaw z poziomu pokrycia zapotrzebowania

Jest to kolejna funkcjonalność ułatwiająca tworzenie dostaw, po wygenerowaniu pokrycia zapotrzebowaia (opisanego tutaj), zaznaczamy w zakładce: Pokrycie zapotrzebowania produkty, które chcemy zamówić i klikamy przycisk Utwórz dostawę. Komunikat poinformuje Cię jakie dostawy zostały utworzone. Możesz przejść do nich i dowolnie je edytować.