Dokumenty magazynowe służą do ewidencji wykonanych ruchów magazynowych. To one kształtują stan magazynowy. Tworzą lub rozchodowują zasoby. A nawet rezerwują stany.

Dokumenty magazynowe mogą być tworzone ręcznie z poziomu Magazyn > Dokumenty. Zazwyczaj jednak są efektem wykonywanych w qcadoo funkcji - program sam tworzy dokumenty na podstawie różnych działań (opowiem o nich poniżej).

Zanim wprowadzisz pierwszy dokument upewnij się, czy masz:

Warto również zajrzeć w parametry dokumentów (Administracja > Paramety > Magazyn > Zakładka Główna).

Parametry dokumentów magazynowych

Parametry dokumentu magazynowego
Parametry dokumentu magazynowego

W parametrach dokumentu magazynowego ustaw, które pola pozycji dokumentów mają być widoczne. Jeśli nie chcesz ewidencjonować z dokładnością do palet (i ich numerować) to pewnie kolumny: typ palety i paleta nie będą Ci potrzebne. Wejdź w szczegóły pola w tabeli i odznacz parametr Widoczność. Dzięki temu Twój widok nie będzie zaśmiecony kolumnami, których nie potrzebujesz. A i Twoi pracownicy nie będą się zastanawiać co w danym polu wpisać.

Jest lista pól w pozycjach dokumentu, których w parametrach wyłączyć się nie da. Pola te w tabeli w parametrach mają Możliwość zmiany widoczności = nie. qcadoo ich potrzebuje do prawidłowej ewidencji

Za co odpowiadają pozostałe parametry:

  • podpowiadaj jeden zasób - jeśli będziesz wystawiać dokument magazynowy rozchodowy, to przy podaniu produktu program podpowie zasób, który będzie wydawany. Dzięki temu od razu będą widoczne atrybuty wynikające z zasobu (jak cena, data ważności, czy miejsce składowania). Rozwiązanie ma to jednak swoje minusy - jeśli danego zasobu zostały 2 szt. a Ty potrzebujesz wydać 10 szt. to program zasób podpowie, ale przy zapisie zawoła, że nie ma wystarczającego stanu. Jeśli zasób nie będzie podpowiadany przy tworzeniu pozycji, to na akceptacji dokumentu taką pozycję porozbija na tyle, ile różnych zasobów musi wydać
  • akceptacja dokumentu przy wydruku dyspozycji - jeśli zaznaczysz parametr, to w momencie wywołania wydruku dokumentu w szablonie Dyspozycja przesunięcia, dany dokument zostanie zaakceptowany. Dzięki temu w jednym kroku możesz potwierdzić, że realizacja dokumentu nastąpiła. Jeśli parametr nie będzie zaznaczony - trzeba będzie osobno zaakceptować i wydrukować dokument.
  • nie pokazuj cen na wydruku dokumentu - wolisz aby pracownicy nie widzieli ile kosztują dane produkty? Zaznacz parametr, a na wydrukowanym dokumencie kolumny z ceną i wartością zostaną ukryte.
  • prezentuj ilość całkowitą i resztę - parametr przydatny w sytuacji, gdy prowadzisz ewidencję produktu w jednostce podstawowej i dodatkowej. Innymi słowy - gdy masz na magazynie produkt w kartonach, a w kartonach jakąś ilość sztuk. Np. karton długopisów to 80 szt. Założmy, że wydajesz 346 szt. długopisów - już widzisz jak pracownik próbuje ustalić ile to kartonów? Zaznacz parametr, wówczas na wydruku dokumentu pojawi się informacja, że to 4 kartony i 26 sztuk.
  • dobieraj zasoby bez względu na przelicznik - ten parametr też przyda się tylko, gdy prowadzisz ewidencję produktu w dwóch jednostkach. Zasoby tworzone na magazynie mają informację o obu jednostkach (i ilościach w tych jednostkach) a także o przeliczniku, w jakim zasób jest przyjęty. Podczas wydawania produktu z magazynu dokumentem rozchodowym, program poszukuje zasobów danego produktu o przeliczniku podanym w pozycji dokumentu (innymi słowy - qcadoo zakłada, że jeśli podałeś przelicznik 80 to znaczy, że chcesz wydać karton, który zawiera 80 szt. długopisów, a nie taki, który zawiera tych długopisów 120). Jeśli nie ma to jednak dla Ciebie znaczenia to zaznacz parametr - wówczas przy dobieraniu zasobów program najpierw sprawdzi, czy ma na stanie zasób o podanym w pozycji dokumentu przeliczniku. Jeśli nie ma - to spróbuje dobrać zasób o innym przeliczniku i odpowiednio przeliczy ilosci w pozyci dokumentu

Pamiętaj też o parametrze Szkicowe dokumenty rezerwują stany, który ustawia się w magazynie.

Parametry ustawione. Czas na wprowadzanie dokumentów.

Ręczne wprowadzanie dokumentów magazynowych

Aby dodać dokument wejdź w Magazyn > Dokumenty i kliknij Przycisk Dodaj nowy wydruk  Dodaj nowy. Dokument składa się z nagłówka i pozycji. Zaczynamy od określenia danych nagłówkowych.

Nagłówek dokumentu magazynowego
Nagłówek dokumentu magazynowego

Rozpocznij od określenia typu dokumentu - wybierz odpowiedni z dostępnej listy:

  • przyjęcie zewnętrzne (PZ)
  • przyjęcie wewnętrzne (PW)
  • rozchód wewnętrzny (RW)
  • wydanie zewnętrzne (WZ)
  • przesunięcie międzymagazynowe (MM)

W zależności od ruchu magazynowego (czy jest to przyjęcie czy wydanie) wskaż z jakiego magazynu następuje rozchód lub na jaki magazyn następuje przychód. Możesz ponadto określić kontrahenta i jego adres, czy zostawić notatkę w polu opis.

Numer dokumentu zostanie nadany automatycznie. Jeśli nie podasz nazwy, to do pola zostanie skopiowany numer. Po co osobna nazwa? Np. rejestrujesz dokument PZ od klienta i chcesz zachować jego numerację - wpisz ją w nazwie, a łatwo będzie później dokument znaleźć.

Po wprowadzeniu danych nagłówkowych - zapisz zmiany używając przycisku Przycisk zapisz . Dzięki temu uaktywnią się pozycje. —

Pozycje dokumentu magazynowego
Pozycje dokumentu magazynowego

W pozycjach dokumentu musisz wprowadzić co konkretnie zostało przyjęte na magazyn lub z niego wydane. Jak już zostało napisane wyżej - w parametrach możesz zdecydować jakie dane chcesz w pozycji dokumentu gromadzić.

Inaczej wygląda wprowadzanie pozycji dokumentu dla dokumentu rozchodowego i inaczej dla przychodowego. Dlatego zostaną one omówione osobno.

Wprowadzając pozycję w dokumencie przychodowym to Ty podajesz wszystkie dostępne atrybuty:

  • produkt - do wyboru z listy. Na podstawie produktu zostanie zaczytana również jego nazwa.
  • ilość w jednostce podstawowej - jednostka podstawowa produktu to ta określona w jego definicji (podstawowe > produkty). Nie można jej zmienić na etapie wprowadzania dokumentu. Ale jeśli dostawca przysłał Ci dokument w innej jednostce i chcesz go tak zaewidencjonować - skorzystaj z możliwości określenia jednostki dokumentu i przelicznika, a program odpowiednio wyliczy ilość w jednostce podstawowej
  • ilość w jednostce dokumentu - na podstawie podanej ilości przeliczymy dla Ciebie ilość w jednostce podstawowej
  • jednostka dokumentu - jeśli produkt ma określoną jednostkę dodatkową, to zostanie ona tutaj z automatu uzpełniona i nie będzie mogła być zmieniona. Jeśli natomiast w produkcie określiłeś, że chcesz prowadzić ewidencję magazynową tylko w jednej jednostce (podstawowej) to będziesz mógł wybrać tutaj każdą jednostkę, na którą określono w produkcie przelicznik. A program zawsze dokona przeliczenia na jednostkę podstawową produktu
  • przelicznik - jeśli jednostka podstawowa i jednostka dokumentu są takie same, to przelicznik będzie równy 1. Jeśli jednostka dokumentu jest inna - przelicznik uzupełni się na podstawie definicji produktu, ale będziesz mógł go dowolnie w pozycij dokumentu zmienić. Jak interpretować przelicznik? Na przykładzie: jednostka podstawowa to karton, jednostka dokumentu to sztuka. Jeśli w kartonie jest 10 sztuk, to przelicznik będzie równy 10.
  • cena - podaj cenę w jakiej chcesz przyjąć zasób na magazyn
  • partia - jeśli dostawca informuje o numerze partii produktu i chcesz ją ewidencjonować - wprowadź ją do pozycji
  • data ważności - podobnie jak z partią: od Ciebie zależy, czy wpisywać numer czy nie
  • data produkcji - analogicznie jak z datą ważności
  • miejsce składowania - jeśli zależy Ci na określaniu dokładnych lokalizacji produktu to wskaż tutaj miejsce składowania (do wyboru z listy)
  • typ palety - w słownikach (Administacja > Słowniki > Typy palet) możesz zdefiniować jakimi typali palet operujecie. I właściwy typ wskazać w pozycji dokumentu
  • paleta - każda paleta przyjmowana na magazyn może być oznaczana numerem nadawanym przez qcadoo. Aby tak się stało musisz wygenerować numerację (w Podstawowe > Numery własne palet) i podać numer w pozycji dokumentu
  • niepełny zasób - działanie parametru opiszę na przykładzie: załóżmy, że producent / dostawca twierdzi, że w danym kartonie znajduje się 20 szt. A Ty zawsze na magazynie trzymasz pełne kartony i pełne kartony wysyłasz dalej. Podczas dostawy okazało się, że karton zawiera sztuk 19. Nie możesz tego kartonu traktować tak jak inne danego produktu - bo klient też zakłada, że zamawiając karton otrzyma 20 szt. Dlatego możesz oznaczyć zasób jako niepełny. Dzięki temu program nie będzie podpowiadał tego zasobu przy standardowym dobieraniu do pozycji dokumentu. Aby wydać niepełny zasób będziesz musiał wskazać go ręcznie.

Wprowadzając pozycje w dokumencie rozchodowym ograniczasz się do podania:

  • produktu - wskazujesz go z listy. Na podstawie produktu i magazynu namierzymy zasoby, które będzie można wydawać
  • ilości w jednostce podstawowej - czyli ile chcesz wydać w jednostce, w której prowadzisz ewidencję maagzynową tego produktu
  • ilości w jednostce dokumentu - możesz określić ile chcesz wydać w innej jednostce (ważne, by jednostka ta miała zdefiniowany przelicznik w produkcie), a my wyznaczymy na tej podstawie ilość w jednostce podstawowej
  • jednostka dokumentu - do wyboru z listy jednostek, dla których zdefiniowane są przeliczniki w produkcie
  • przelicznik - jeśli jednostki użyte w pozycji dokumentu są różne, to możesz go zmienić a reszta danych zostanie uzupełniona na podstawie dobranego zasobu. Zasób możesz albo wskazać ręcznie z listy. Albo poczekać na akceptację dokumentu - wtedy to zostaną dobrane zasoby wg metody rozchodu określonej na magazynie. Albo skorzystać z funkcji Dobierz zasoby - więcej o niej poczytasz poniżej.

Dokumenty magazynowe jako efekty funkcji qcadoo

Dokumenty magazynowe powstają jako efekty wykonywanych w qcadoo następujących funkcji:

  1. dostawy - przy odbiorze dostawy tworzy się dokument PZ
  2. rejestracja produkcji - na akceptacji meldunku tworzony jest dokument RW do zużytych produktów wejściowych. Natomiast PW do wyprodukowanych produktów wyjściowych tworzy się albo na akceptacji meldunku, albo na zakończeniu zlecenia produkcyjnego (w zależności od ustawionych parametrów)
  3. wydanie wewnętrzne - w zależności od ustawionych parametrów wydań utworzy się albo dokument MM, albo para dokumentów WZ - PZ. Dokumenty te mogą być albo zaakceptowane albo szkicowe
  4. zdarzenia (utrzymanie ruchu) - jeśli w zdarzeniu zarejestrowane zostały użyte części, to na zamknięciu zdarzenia tworzone są dokumenty RW
  5. zdarzenia planowane (utrzymanie ruchu) - podobnie jak w zdarzeniach: jeśli do wykonania zdarzenia planowanego konieczne było zużycie części, to qcadoo rozchoduje je tworząc dokument RW w momencie zamknięcia zdarzenia planowanego
  6. zlecenia na usługi - wydanie surowców podwykonawcy spowoduje utworzenie dokumentu WZ. Przyjęcie produktów finalnych po przetworzeniu przez podwykonawcę - to dodanie dokumentu PZ

Funkcje do wywołania w dokumencie magazynowym

Zapewne zauważyłeś w dokumencie magazynowym kilka funkcji na pasku narzędziowym.

Funkcje w dokumencie magazynowym
Funkcje w dokumencie magazynowym

Zapewne zastanawiasz się do czego służą i czy mogłyby Ci pomóc w codziennej pracy. Proszę bardzo - już wyjaśniam co jest co:

  1. zapisz jako PDF - umożliwia wydruk dokumentu w dwóch szablonach: dokument i dyspozycja przesunięcia. Wybierz który dla Ciebie i Twoich pracowników jest czytelniejszy. Dodatkowo (jeśli odpowiednio ustwisz parametry) wydruk dyspozycji może od razu akceptować dokument
  2. akceptuj - jeśli wprowadziłeś dokument to aby widoczne były efekty magazynowe musisz go zaakceptować. Zaakceptowany dokument nie będzie mógł być ani edytowany, ani usuwany. Jeśli dokument utworzył zasoby, to możesz w nich zmienić takie dane jak: cena, ilość, data ważności czy partia.
  3. sprawdź stany - jeśli dokumenty szkicowe nie rezerwują stanów, to na etapie dodawania pozycji dokumentu nie sprawdzamy, czy mamy wystarczającą ilość na magazynie, by móc wydać tyle ile chcesz. Dopiero akceptacja dobierze zasoby i zawoła, że czegoś masz za mało. Ale możesz jeszcze przed akceptacją sprawdzić, czy wszystko uda się rozchodować wywołując funkcję sprawdź stany.
  4. dodaj wiele pozycji - przycisk aktywny w rochodowym dokumencie. Kliknij go jeśli chcesz zaznaczyć wiele zasobów na raz, które mają zostać wydane - program zaciągnie je do dokumentu z ilością ustaloną na podstawie ilości dostępnej w zasobie
  5. dobierz zasoby - funkcja dostępna w rozchodowych dokumentach na magazynach, dla których szkicowe dokumenty rezerwują stany. Kliknij jeśli chcesz aby program do pozycji dokumentu dobrał zasoby wg metody rozchodu ustalonej na magazynie. Dzięki temu jeszcze przed akceptacją będziesz w stanie przejrzeć (i zmienić)skąd (z jakiego miejsca, z jakiej palety) produkt trzeba będzie wydać