“Dostawy” umożliwiają nam przygotowanie i złożenie zamówienia na interesujące nas produkty.

Zajrzyj do parametrów dostaw i skonfiguruj je tak, by wygodnie Ci się z nich korzystało

Jak dodać nową dostawę?

Aby dodać nową dostawę musimy wejść w: ZAOPATRZENIE » Dostawy » Przycisk Dodaj nowe Dodaj nowy

Formularz dostawy
Formularz dostawy
  1. W zakładce “Główna” nadajemy dostawie “Numer” (wymagane), opcjonalnie możemy uzupełnić pola “Nazwa” i “Opis”.

  2. W następnym kroku przy pomocy Przycisk lupy wybieramy “Dostawcę” u którego chcemy złożyć zamówienie, a także “Termin dostawy” (pole to jest wymagane przy potwierdzeniu dostawy) i “walutę”. Opcjonalnie możemy uzupełnić pola z “Adresem docelowym” oraz “Formą płatności”.

“Formę płatności”, “Kategorię kontrahenta”, “Walutę” oraz “Bufor dla dostaw” ustalamy dla indywidualnie dla każdej firmy, aby to zrobić musimy wejść w PODSTAWOWE » Firmy  » Dostawy.
  1. Aby przejść do następnego etapu, po wprowadzeniu wszystkich danych, wybieramy Przycisk zapisz Zapisz.

Dodanie produktu do dostawy

Teraz możesz przejść do kolejnej zakładki “Zamówione produkty”. Tutaj tworzymy listę wszystkich produktów, które chcemy zamówić udanego dostawcy.

Aby dodać produkt do listy wybierz Przycisk Dodaj nowe Nowy.

Dodanie produktu
Dodanie produktu

Wyświetli się okno w którym za pomocą Przycisk lupy  wybieramy interesujący Nas produkt oraz określamy ”Ilość” oraz “Cenę” - sumaryczną bądź jednostkową. Po podaniu którejkolwiek z nich, qcadoo automatycznie obliczy drugą. Aby dodać produkt do listy należy wybrać Przycisk zapisz Zapisz i powrót.

Cenę produktów możemy Ci podpowiedzieć, albo na podstawie ostatniej ceny zakupu produktu albo ostatniej ceny z ofert tego produktu tego dostawcy (odpowiadającą Ci wartość zdefiniujesz w parametrach). Zaznacz zamówione produkty i wywołaj funkcję Uzupełnij ceny. Jeśli waluta dostawy to PLN a w produkcie koszty podanej są w innej walucie, to cena zostanie odpowiednio przeliczona wg aktualnego średniego kursu.

U góry na pasku nad tabelą główną wyświetli się całkowita ilość oraz całkowity koszt zamówienia.


Jeśli ewidencjonujesz produkty z dokładnością do partii i już teraz wiesz jakie konkretne partie zostały zamówione, możesz je wprowadzić w zakładce Partie:

Partia zamawianego produktu
Partia zamawianego produktu

Partię określić można na dwa sposoby:

  1. poprzez wybranie z listy zdefiniowanych partii w genealogii
  2. poprzez podanie numeru w polu Numer partii. Na tej podstawie założymy partię w genealogii i podepniemy ją w polu Partia

Po skompletowaniu listy zamawianych produktów wybierz Przycisk zapisz Zapisz. Teraz możesz przekazać zamówienie dostawcy. Możesz wydrukować je korzystając z dwóch szablonów: “Zamówienie” i “Dostawę” (format PDF) Przycisk PDF . Możesz też listę produktów zamówionych wyeksportować do CSV lub PDF (korzystając ze standardowego działania qcadoo, opisanego tutaj) i ją załączyć do zamówienia.

Jeżeli zamówienie jest kompletne możesz przejść do następnego etapu. Wybierz Przycisk Dodaj nowe Przygotuj zamówienie , na tym etapie można jeszcze edytować swoje zamówienie wybierając przycisk Przycisk Dodaj nowe Skoryguj zamówienie. Jeżeli wszystko jest poprawne wybierz Przycisk akceptuj Potwierdź. Teraz zamówienie jest gotowe do wysłania.

Formularz dostawy - produkty
Formularz dostawy - zamówione produkty

Odbiór dostawy

Każdą dostawę, którą otrzymasz na magazyn musisz odebrać w programie qcadoo. Aby odebrać dostawę należy przejść do następnej zakładki “Odbiór dostawy” i dodać odebrane w danej dostawie produkty. Produkty te można dodać na trzy sposoby:

  1. Dodanie zamawianych produktów ręcznie wybierając Przycisk Dodaj nowe Nowy.

  2. Kopiowanie automatyczne. Z zakładki znajdującej się na górze należy wybrać “Skopiuj produkty zamawiane do odebranych” Przycisk Kopiuj Bez ilości i ceny lub Przycisk Kopiuj Z ilością i ceną , po wybraniu jednej z tych opcji program sam skopuje wszystkie potrzebne dane. Dla każdego produktu uzupełnij informacje na temat odebranej ilości produktówiowystąpieniu produktów wadliwych.

Formularz dostawy - odbiór
Formularz dostawy - odbiór
Odbiór przez przypisanie miejsca składowania
Odbiór przez przypisanie miejsca składowania
  1. Przypisanie miejsca składowania - ta funkcjonalność ma na celu odbiór zamówionych produktów wraz z ulokowaniem ich na paletach i w miejscach składowania. Zamówiony produkt może być odebrany w wielu pozycjach - bo nie zawsze cała zamówiona ilość zmieści Ci się do regału. Aby odebrać korzystając z tego sposobu zaznacz pozycje, które kładziesz na danej palecie (wszystkie muszą mieć tą samą paletę) i kliknij przycisk Przycisk Przypisz miejsca składowania Przypisz miejsca składowania. W kolejnym kroku uzupełnij:
    • numer własny palety
    • typ palety (z listy stworzonej w słowniku)
    • miejsce składowania i dla każdej pozycji wskaż datę ważności i zweryfikuj, czy podpowiedzieliśmy odpowiednią ilość. Aby zapisać odebrane pozycje kliknij Przycisk Przypisz i powrót Przypisz i powrót. I powtórz czynność dla wszystkich kompletowanych palet.
Odbiór i skontrolowanie dostawy
Odbiór i skontrolowanie dostawy
  1. Odebranie i skontrolowanie jakości - ta metoda pozwala na skontrolowanie podczas odbioru dostawy tych produktów, które powinny być skontrolowane. Skąd wiadomo, że powinny? Mają swoją kartę jakości i została ona przypisana zamówionemu produktowi. Aby odebrać dostawę tą metodą zaznacz produkty w zakladce Zamówione produkty i kliknij przycisk Przycisk Odbierz i skontroluj Odbierz i skontroluj. Dla każdego produktu dostępne są następujące pola:
    • partia - możesz wskazać z listy zdefiniowanych partii tą, która została Ci dostarczona,
    • numer partii - jeśli nie znalazłeś na liście zdefiniowanych partii właściwej, wpisz tutaj numer, a założymy ją dla Ciebie w genealogii i podepniemy do dostarczanego produktu,
    • ilość odebrana - podpowiemy Ci ilość pozostałą do odebrania. Sprawdź, czy pokrywa się z ilością, którą chcesz odebrać i ewentualnie nanieś zmiany,
    • cena - uzupełnimy cenę, którą podałeś na etapie zamawiania. Jeśli cena ostateczna różni się - zaktualizuj ją,
    • miejsce składowania - jeśli chcesz możesz podać lokalizację, w której produkt będzie składowany.

Ponadto, jeśli konieczne jest przeprowadzenie kontroli jakości, pojawia się obszar, w którym dostępne są:

  • ocena jakości - do wyboru ze zdefiniowanej listy ocen jakości
  • zdefiniowane w karcie jakości atrybuty z miejscem na uzupełnienie ich wartości

Po uzupełnieniu danych zapisz je używając przycisku Przycisk odbierz i skontroluj Odbierz i skontroluj. W efekcie:

  • pojawią się wpisy w zakładce Dostarczone produkty
  • do każdej skontrolowanej partii produktu zostanie utworzona kontrola jakości wstępna.
Utworzona kontrola jakości ma status W trakcie. Podczas odbioru dostawy kontrola jakości zostanie zakończona

Jeśli ewidencjonujesz produkty z dokładnością do partii koniecznie podaj jakiej partii produkty zostały dostarczone. W tym celu przejdź do zakładki Dane szczegółowe w szczegółach odbieranego produktu.

Miejsca składowania odbieranego produktu
Miejsca składowania odbieranego produktu

Podobnie jak na etapie wprowadzania listy zamawianych produktów, tu też możesz partię wskazać na dwa sposoby:

  1. poprzez wybranie z listy zdefiniowanych partii w genealogii
  2. poprzez podanie numeru w polu Numer partii. Na tej podstawie założymy partię w genealogii i podepniemy ją w polu Partia

Jeśli produkt miał podaną partię na etapie zamawiania, zostanie ona z automatu zaczytana do produktów odbieranych.


Jeżeli wszystko się zgadza można zaakceptować dostawę wybierając Przycisk akceptuj Odbierz. W efekcie zostanie utworzony dokument PZ na wskazany w zakładce Główna magazyn. Dokument PZ zostanie z automatu zaakceptowany i utworzone zostaną zasoby, zwiększając odpowiednio stan magazynowy.


Rezerwacja produktów

Qcadoo umożliwia rezerowować zamówione produkty, taka opcja znajduje się w zakładce “Rezerwacje”, która znajduje się w w oknie do wprowadzania zamówionych produktów.

rezerwacja produktów
Rezerwacja produktów w dostawie
Pełna funkcjonalność jest dostępna po odpowiedniej parametryzacji systemu i jest wykorzystywana w momencie, gdy towar przyjmowany jest na jeden “ogólny” magazyn, a już z góry wiadomo jakie ilości produktów mają być rozdzielone na poszczególne magazyny. W innym wypadku okienko to będzie służyć nam wyłącznie w celach informacyjnych.

W celu dokonania rezerwacji produkty i automatycznego utworzenia wydań wewnętrznych należy:

  1. Na zakładce rezerwacji danego produktu uzupełniamy ilość oraz magazyn/y na który produkt ma zostać przyjęty.

  2. Przenosimy produkty do zakładki “Odbiór dostawy”, co zostało omówione w punkcie z odbiorem dostawy.

  3. Odbieramy zamówienie i tworzy nam się dokument przyjęcia zewnętrznego na magazynie określonym w formularzu dostawy, zaś w Zaopatrzenie » Wydania Wewnętrzne możemy zobaczyć, że utworzył nam się kolejny dokument w szkicu, oczekujący ewentualnych zmian i zatwierdzenia.

Wydanie wewnętrzne utworzone z dostawy
Wydanie wewnętrzne utworzone z dostawy

Atrybuty dostarczonego produktu
Atrybuty dostarczonego produktu

Określanie atrybutów dostarczonych produktów

Odebranie dostawy utworzy w magazynie zasoby. Każdy z zasobów możesz dodatkowo oznaczyć atrybutami. Po co? Np. po to by zapisać numer atestu dostarczonego produktu, albo jego gatunek, albo cokolwiek innego, co musisz kontrolować podczas wykorzystania produktu poczas produkcji. Atrybuty przypiszesz dostarczonym produktom (zakładka Odbiór dostawy). Wejdź w szczegóły produktu i w zakładkę Atrybuty. I przypisz te, którymi chcesz produkt uszczegółowić.

Pamiętaj, że możesz wybierać tylko wśród atrybutów, które opisują zasób. I określając wartości musisz spełnić wymogi nadane w definicj atrybutu - np. że musi to być wartość liczbowa o podanej precyzji, albo, że musi być to wartość wybrana z listy.

Przypisane w ten sposób atrybuty zostaną przekazane do dokumentu PZ, a z niego do zasobu. Zasoby pod kątem atrybutów możesz analizować za pomocą listy Atrybutów zasobów.


Generowanie dostawy do stanów minimalnych

Jeżeli posiadamy produkty, które zamawiane są tylko wtedy, gdy ich ilość osiąga pewien stan to możemy do nich utworzyć automatycznie dostawy, Funkcjonanlność ta jest dostępna, gdy:

  1. W Administracja » Parametry » Zaopatrzenie » Dostawy do stanów min ustawimy checkbox na “TAK”.

  2. W Magazyn » Stan min zdeiniowaliśmy minimalne ilości dla produktów na magazynach.

  3. Dla produktu ustaliliśmy dostawcę.

Gdy mamy już wszystko gotowe na liście dostaw używamy funkcji “Utwórz dostawy” znajdującej się pod przyciskiem Przycisk Dodaj nowe .

Generowanie dostaw z poziomu pokrycia zapotrzebowania

Jest to kolejna funkcjonalność ułatwiająca tworzenie dostaw, po wygenerowaniu pokrycia zapotrzebowaia (opisanego tutaj), zaznaczamy w zakładce: Pokrycie zapotrzebowania produkty, które chcemy zamówić i klikamy przycisk Przycisk Utwórz dostawę Utwórz dostawę. Komunikat poinformuje Cię jakie dostawy zostały utworzone. Możesz przejść do nich i dowolnie je edytować.

Tworzone dostawy możemy od razu podzielić według domyślnych dostawców, w tym celu należy uzupełnić w produktach dostawcę dla produktu/rodziny lub określić w firmach jaką rodzinę produktów/produkt dostarczają. Informacja ta będzie widoczna tylko dla produktów, które trzeba zamówić.