qcadoo MES integruje się z systemami klasy ERP w dwojaki sposób. To Ty Użytkowniku zdecydujesz, który jest dla Ciebie odpowiedniejszy. Przedstawię najważniejsze informację o każdym z nich i spróbuję opisać ich zalety i wady.
Bez względu na przyjęty sposób integracji zawsze tak samo działa synchronizacja danych podstwowych. Dane takie jak:
- produkty
- kontrahenci
- jednostki
- przeliczniki
- koszty produktów
pobieramy z systemu zewnętrznego na starcie. I aktualizujemy, gdy zmienią się dane w ERP w czasie od ostatniej synchronizacji (czasami pobieramy wszystkie dane, a czasami będziesz musiał oznaczyć grupą/cechą te, które mają do nas zostać pobrane). Ponadto produkty dodane w qcadoo są przesyłane do ERP - albo od razu po dodaniu produktu i oznaczeniu go do synchronizacji, albo automatycznie w późniejszym etapie, np. podczas potwierdzania dostawy.
Dodatkowo, niezależnie też od tego, który ze sposobów wybierzesz, w qcadoo mogą się tworzyć zamówienia sprzedaży na podstawie zamówień od klienta wprowadzonych do ERP.
1. Prowadzenie magazynów zintegrowanych TYLKO w systemie ERP
To podejście zakłada, że cała obsługa magazynów zintegrowanych prowadzona jest w systemie ERP, a qcadoo MES w razie potrzeby tworzy tam dokumenty lub odpytuje o stan. Które magazyny to magazyny zintegrowane? Te, dla których dokumenty potrzebne są w ERP np. w celu połączenia ich z fakturami czy dekretacji w systemie księgowym. Magazyny te są zdefiniowane w qcadoo, ale nie mają one tutaj żadnych stanów (wszystkie widoki prezentujące stany w Menu magazyn dla tych magazynów będą puste). qcadoo, jeśli potrzebuje, zapyta o stan system zewnętrzny. A kiedy potrzebuje? W oknie dostępności surowców wywołanym do zlecenia, w pokryciu zapotrzebowania, w wydaniach wewnętrznych czy przy akceptacji rejestracji produkcji. Podobnie sprawa wygląda z dokumentami - gdy qcadoo uzna, że trzeba utworzyć dokument (np. na akceptacji rekordu rejestracji, czy odebraniu dostawy) to poprosi system o jego dodanie (przesyłając zestaw danych oczywiście).
ZALETY:
- zmiana stanów w ERP jest widoczna natychmiastowo. Dział sprzedaży od razu może organizować wysyłkę, gdy wyprodukowany zostanie zamówiony produkt,
- nie ma powielonych stanów i dokumentów, zatem nie ma problemów z ich niezgodnością między systemami.
WADY:
- pracownicy korzystający tylko z qcadoo mogą mieć problem z analizą historii wystawianych dokumentów,
- brak podglądu wszystkich stanów magazynów w qcadoo. Widać stany w kontekście zleceń, ale gdy pracownik zastanawia się, czy są jeszcze gwoździe, tak po prostu, to w qcadoo tego nie sprawdzi,
- na magazyn zintegrowany w qcadoo ręcznie nie da się wystawić dokumentu. Dokumenty tworzone w systemie zewnętrznym są efektem automatycznego tworzenia dokumentów przez różne funkcje w qcadoo (jak rejestracja produkcji, wydania wewnętrzne, dostawy),
- z uwagi na brak stanów magazynowych w qcadoo, funkcjonalności takie jak: miejsca składowania, czy stany minimalne, nie będą mogły być w qcadoo wykorzystywane.
2. Ręczne wysyłanie dokumentów do systemu ERP
To podejście zakłada, że qcadoo działa tak jakby systemu zewnętrznego nie było. Wystawione dokumenty na magazyn zintegrowany są ręcznie przesłane do systemu zewnętrznego.
ZALETY:
- możliwość wykorzystywania pełnej funkcjonalności qcadoo (łącznie z miejscami składowania, stanami minimalnymi czy działem utrzymania ruchu),
- pracownicy mający dostęp tylko do qcadoo, mają pełny obraz o stanach magazynowych i dokumentach,
- możliwość ręcznego wystawiania dokumentów nawet na magazyn zintegrowany.
WADY:
- konieczność ręcznego zaznaczenia dokumentów i wysłania ich do systemu zewnętrznego,
- opóżnione informacje o wystawionych dokumentach i o stanach w systemie zewnętrznym. Tzn. to jakie będzie opóźnienie zależy od Ciebie - jeśli będziesz często w trakcie dnia wywoływał synchronizację, to opóźnienie nie będzie znaczące,
- ryzyko rozjadu stanów między systemami - wystarczy jeden dokument wystawiony dodatkowo w ERP, aby stany nie zgadzały się między systemami. Przykładem mogą być dokumenty korekt, których qcadoo nie posiada - korekty w qcadoo nanoszone są wprost do zasobów.
Aby włączyć ten tryb pracy z systemem zewnętrznym należy w Parametry > Parametry ogólne > zakładka Integracja zaznaczyć parametr Przesyłaj ręcznie dokumenty magazynowe.
Aby wysłać dokumenty przejdź do Magazyn > Dokumenty, zaznacz te, które chcesz wysłać (będą miały w kolumnie Przesłany wartość NIE) i kliknij przycisk 
Wyślij do systemu zewnętrznego. Po udanej synchronizacji dokumenty zostaną oznaczone jako przesłane i ponownie wysłać się ich nie będzie dało.